Mange virksomheder har én leverandør til rengøringen, en anden til linned, en tredje til arbejdstøj og måske en fjerde til måtterne ved indgangen. Hver har sin egen kontrakt, sin egen faktura, sin egen kontaktperson og sine egne leveringsdage. Det fungerer, men det koster tid at administrere, og når noget går galt, er det ikke altid klart, hvem der har ansvaret.

En totalløsning samler ydelserne hos én leverandør. Denne guide gennemgår, hvad det betyder i praksis, hvordan en samlet løsning adskiller sig fra fuld facility management, hvilke fordele og ulemper der er, og hvornår det giver mening at samle leverandørerne.

Kort svar

En totalløsning samler erhvervsrengøring og tekstilydelser som linned, arbejdstøj og måtter hos én leverandør, med én aftale, én faktura og én fast kontaktperson. Den ligger mellem enkeltydelser og fuld integreret facility management. Fordelen er mindre administration og én fælles hygiejnestandard. Ulempen er større afhængighed af én leverandør.

Hvad er en totalløsning inden for rengøring og tekstilservice?

En totalløsning er en aftale, hvor én leverandør leverer rengøring og de tekstilydelser, der hører naturligt til, samlet under ét kontraktforhold. Rengøringen er typisk kernen, og tekstilservice som supplement dækker det, der ellers ville kræve separate leverandører: linned og sengetøj, arbejdstøj, viskestykker og klude, samt måtter ved indgange og porte.

Det særlige ved kombinationen er, at rengøring og tekstiler hænger sammen i hverdagen. Et hotel skal have gjort værelset rent og skiftet sengetøj på samme tid. En restaurant skal have rent køkken og rent kokketøj efter de samme hygiejnekrav. Et lager skal have vasket gulv og skiftet måtter, så snavset ikke trækkes ind igen dagen efter. Når ydelserne kommer fra samme sted, kan de planlægges sammen.

Enkeltydelser, samlede ydelser eller integreret facility management?

Der er tre måder at organisere serviceydelser på, og det er værd at kende forskellen, før du vælger. Det er nemlig ikke et valg mellem “én leverandør” og “mange leverandører”, men mellem tre forskellige modeller:

ModelHvad det erPasser til
EnkeltydelserEn separat leverandør for hver ydelseVirksomheder med ét enkelt behov
Samlede ydelser2-4 relaterede ydelser, fx rengøring, linned og arbejdstøj, hos én leverandør med én kontaktpersonSmå og mellemstore virksomheder, hoteller, restauranter, klinikker og lagre
Integreret facility managementHele driften af bygningen: vedligeholdelse, sikkerhed, reception, energi og serviceStore organisationer med mange bygninger og egne facility-afdelinger

Integreret facility management er den mest omfattende model. Den dækker langt mere end rengøring og tekstiler og kræver en leverandør med kompetencer inden for teknik, sikkerhed og bygningsdrift. ISO 41001, den internationale standard for facility management, beskriver kravene til et sådant ledelsessystem, og for virksomheder, der outsourcer facility management, kan den bruges til at vælge leverandører, der kan dokumentere, at de lever op til den.

For de fleste virksomheder er integreret facility management mere, end de har brug for. Samlede ydelser er det praktiske mellemtrin: færre leverandører og mindre administration, uden at hele bygningsdriften skal lægges ud. Det er i den kategori, Ecorens hører hjemme.

Fordele ved én leverandør

Fordelene ved at samle rengøring og tekstiler er konkrete og driftsmæssige:

  • Færre kontrakter og fakturaer. Én aftale og én faktura i stedet for tre eller fire. Det sparer tid i bogholderiet og gør budgettet mere overskueligt.
  • Én fast kontaktperson. Når noget skal ændres, eller noget går galt, er der én person at ringe til, som kender hele aftalen.
  • Koordinerede leveringer. Rengøring og levering af rene tekstiler kan planlægges sammen, så der er færre besøg og mindre forstyrrelse af driften.
  • Én hygiejnestandard. Når rengøring og tekstiler kommer fra forskellige leverandører, arbejder hver efter sin egen rutine. Med én leverandør gælder den samme standard på tværs af ydelserne, hvilket er særligt vigtigt i klinikker og køkkener.
  • Klar ansvarsfordeling. Er måtterne ikke skiftet, eller er gulvet ikke vasket, er der ingen tvivl om, hvem der har ansvaret.

Hvad er ulemperne?

En samlet løsning er ikke det rigtige for alle, og det er vigtigt at se på ulemperne med samme alvor som fordelene.

Større afhængighed af én leverandør. Leverer én leverandør både rengøring og tekstiler, rammer et problem hos leverandøren flere ydelser på én gang. Og vil du skifte, skal flere ydelser flyttes samtidig.

Ikke nødvendigvis den bedste på hvert område. En specialist i én ydelse kan i nogle tilfælde være stærkere på netop den ydelse end en leverandør, der leverer flere.

Begge ulemper kan afbødes. Vælg en aftale med kort opsigelsesvarsel, så du ikke er låst, hvis samarbejdet ikke fungerer. Aftal klare serviceniveauer for hver ydelse, så kvaliteten kan måles separat. Og overvej at starte med én ydelse, før du samler resten. Se også hvad du skal kigge efter hos en leverandør.

Vil I samle rengøring og tekstiler?

Vi kigger på jeres nuværende leverandører og foreslår en samlet løsning. Uden binding.

Få et forslag

Sådan ser en samlet løsning ud i praksis

Behovet for en samlet løsning ser forskelligt ud fra branche til branche. Her er fire typiske eksempler:

Hotel

Et hotel har brug for hotelrengøring af værelser og fællesarealer og samtidig rent sengetøj, håndklæder og badekåber hver dag. Housekeeping og linnedforsyning er tæt forbundet: værelset kan ikke gøres klar, før der er rent sengetøj. Med linned og sengetøj til hoteller fra samme leverandør kan leveringen af rent linned tilpasses rengøringsrytmen og belægningen.

Restaurant

En restaurant har brug for restaurantrengøring af køkken og spisesal og rent kokketøj, forklæder og viskestykker. Begge dele er underlagt Fødevarestyrelsens hygiejnekrav og skal kunne dokumenteres i egenkontrollen. Med arbejdstøj til restauranter fra samme leverandør ligger dokumentationen ét sted.

Klinik

En klinik har brug for klinikrengøring med farvekodning og dokumenteret hygiejne, og samtidig tekstiler som kitler, lagner og håndklæder, der vaskes efter samme krav. Her er argumentet om én hygiejnestandard stærkest: rengøring og tekstiler skal hænge sammen, ikke følge to forskellige rutiner. Se vores tekstiler til klinikker og sundhedsvæsen.

Lager og industri

Et lager eller en produktionsvirksomhed har brug for industrirengøring af gulve og store flader, arbejdstøj til medarbejderne og måtter ved porte og indgange. Med måtteservice fra samme leverandør reduceres mængden af snavs, der trækkes ind over gulvet, og dermed også behovet for gulvvask.

Hvad koster en samlet løsning?

En samlet løsning prissættes typisk pr. ydelse, ikke som én samlet pakkepris. Hver ydelse har sin egen prismodel, og fordelen ved at samle dem ligger i den sparede administration og koordinering, ikke nødvendigvis i en lavere pris pr. ydelse.

Til orientering: erhvervsrengøring ligger typisk på 300-500 kr. i timen ekskl. moms på markedsniveau. Leje af arbejdstøj hos Ecorens starter vejledende fra 85 kr. pr. medarbejder pr. uge ekskl. moms, inklusive leje, vask og reparation. Se flere priser på leje af arbejdstøj. Linned og måtter prissættes efter mængde, type og leveringsfrekvens.

Når du sammenligner en samlet løsning med dine nuværende leverandører, så regn både de direkte priser og den tid, der går til at administrere flere kontrakter, fakturaer og kontaktpersoner.

Hvornår giver det mening at samle leverandørerne?

En samlet løsning giver typisk mest mening, når flere af disse forhold er opfyldt:

  • Du har i dag to eller flere leverandører til rengøring og tekstiler.
  • Ydelserne leveres på samme adresse, så leveringer og besøg kan koordineres.
  • Der er fælles hygiejnekrav på tværs af ydelserne, som i klinikker, køkkener og fødevarevirksomheder.
  • Der er begrænset kapacitet til administration, og tiden til leverandørstyring er bedre brugt andre steder.

Har du kun ét behov, eller er du tilfreds med dine nuværende leverandører, er der ingen grund til at samle for samlingens skyld. Det er et værktøj til at skabe overblik, ikke et mål i sig selv.

Sådan kommer I i gang

Overgangen til en samlet løsning behøver ikke ske på én gang. Tre trin gør den overskuelig:

  1. Kortlæg jeres nuværende leverandører. Skriv ned, hvem der leverer hvad, hvad det koster, og hvornår hver kontrakt kan opsiges. Opsigelsesvarslerne bestemmer, i hvilken rækkefølge ydelserne kan flyttes.
  2. Start med den ydelse, hvor behovet er størst. For de fleste er det rengøringen. Når den fungerer, kan linned, arbejdstøj eller måtter lægges til, efterhånden som de gamle aftaler udløber.
  3. Aftal serviceniveauer for hver ydelse. Beskriv frekvens, kvalitet og leveringstider for hver ydelse for sig, så det er tydeligt, hvad der skal leveres, også når alt samles i én aftale.

Ofte stillede spørgsmål

Kan man få rengøring og linned fra samme leverandør?
Ja. En totalløsning samler rengøring og tekstilydelser som linned, sengetøj, arbejdstøj og måtter hos én leverandør, med én aftale, én faktura og én fast kontaktperson. Det er særligt udbredt hos hoteller, hvor housekeeping og linnedforsyning hænger tæt sammen, men bruges også af restauranter, klinikker og lagre.
Er en totalleverandør billigere?
Ikke nødvendigvis pr. ydelse. En samlet løsning prissættes typisk pr. ydelse, og fordelen ligger i sparet administration og koordinering: færre kontrakter, færre fakturaer og én kontaktperson. Når du sammenligner, så medregn både de direkte priser og den tid, der går til at styre flere leverandører.
Hvad er forskellen på samlede ydelser og facility management?
Samlede ydelser dækker 2-4 relaterede serviceydelser, fx rengøring, linned og arbejdstøj, hos én leverandør. Integreret facility management dækker hele driften af bygningen, herunder vedligeholdelse, sikkerhed, reception og energi. Samlede ydelser er det praktiske mellemtrin for virksomheder, der vil have færre leverandører uden at lægge hele bygningsdriften ud.
Kan jeg starte med én ydelse og udvide senere?
Ja, og det er ofte den bedste måde at starte på. Begynd med den ydelse, hvor behovet er størst, typisk rengøringen, og tilføj tekstilydelser som linned, arbejdstøj eller måtter, når samarbejdet fungerer. Det reducerer risikoen og giver dig mulighed for at vurdere leverandøren, før du samler flere ydelser.

Konklusion

En totalløsning samler rengøring og tekstilydelser som linned, arbejdstøj og måtter hos én leverandør, med én aftale, én faktura og én kontaktperson. Den ligger mellem enkeltydelser og fuld integreret facility management og passer til de fleste små og mellemstore virksomheder, hoteller, restauranter, klinikker og lagre. Fordelen er mindre administration og én fælles hygiejnestandard. Ulempen er større afhængighed af én leverandør, som kan afbødes med kort opsigelse og klare serviceniveauer.

Hos Ecorens leverer vi rengøring og tekstilservice fra vores base i Vallensbæk til virksomheder på hele Vestegnen og i Storkøbenhavn, med egne medarbejdere, én fast kontaktperson og uden bindingsperiode. Start med én ydelse, og udvid, når det giver mening. Kontakt os for et forslag til en samlet løsning.