Udbud af erhvervsrengøring: regler, tærskelværdier og krav i 2026

Når en kommune, en region eller en statslig institution skal have rengøring, er det sjældent nok at indhente et par tilbud og vælge det bedste. Offentlige ordregivere er bundet af udbudsreglerne, og hvilke regler der gælder, afhænger af kontraktens værdi, hvem ordregiveren er, og hvilke krav man vil stille til løn, kvalitet og dokumentation.

Denne guide er skrevet til ordregiveren: den kommunale indkøber, skolelederen, institutionslederen eller facility manageren, der skal planlægge et udbud af erhvervsrengøring. Den gennemgår tærskelværdierne for 2026-2027, hvordan kontraktværdien beregnes, reglerne for arbejdsklausuler, og hvordan kvalitetskrav formuleres, så de kan måles. Guiden er generel orientering, ikke juridisk rådgivning. Konkrete sager bør afklares med Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen eller en udbudsjurist.

Hvornår skal rengøring i udbud?

Rengøring hører under udbudslovens almindelige tjenesteydelser. Om en rengøringskontrakt skal i EU-udbud, afgøres af tærskelværdien, som EU fastsætter hvert andet år. For 2026 og 2027 gælder:

Overstiger kontraktens værdi tærskelværdien, skal den i EU-udbud og offentliggøres i EU’s udbudsdatabase TED. Ligger den under, gælder der lempeligere regler, som gennemgås længere nede. De aktuelle beløb findes altid hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens tærskelværdier. Tærskelværdierne gælder frem til 31. december 2027, hvorefter nye værdier træder i kraft.

Skoler, daginstitutioner og kommunale bygninger er de mest almindelige offentlige rengøringsopgaver. Se også vores skolerengøring.

Sådan beregner du kontraktens værdi

Den hyppigste fejl ved rengøringsudbud er at beregne kontraktværdien for snævert. Det er ikke den årlige pris eller den faste løbetid alene, der sammenlignes med tærskelværdien. Det er den samlede anslåede værdi over hele kontraktens løbetid, ekskl. moms, inklusive alle optioner og mulige forlængelser.

Et regneeksempel viser, hvorfor det betyder noget. En kommune skal have rengøring af en skole og anslår prisen til 30.000 kr. om måneden:

Den samme opgave skifter altså regelsæt, alene fordi der er lagt en option på forlængelse ind. Med optionen skal kontrakten i EU-udbud. For en statslig ordregiver ville selv den faste løbetid på 1.440.000 kr. ligge over tærsklen på 1.044.400 kr.

Til at anslå den månedlige pris kan du bruge markedspriser på erhvervsrengøring eller se hvad skolerengøring typisk koster. Et realistisk skøn er vigtigt: undervurderer du værdien og vælger den forkerte procedure, kan kontrakten blive underkendt.

Rengøring under tærskelværdien

Ligger kontraktens værdi under tærskelværdien, er der ikke pligt til EU-udbud. Det betyder dog ikke, at der ikke er regler. Har kontrakten en klar grænseoverskridende interesse, altså at virksomheder fra andre EU-lande realistisk kunne være interesserede, skal den annonceres, og ordregiveren skal overholde principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Danske annonceringer findes på udbud.dk.

Mange kommuner har desuden egne indkøbspolitikker med interne beløbsgrænser for, hvornår der skal indhentes flere tilbud. Kontrakter under tærskelværdien giver typisk mere fleksibilitet i processen og gør det lettere at tilpasse opgaven til den konkrete bygning, fx en enkelt skole eller institution, frem for en samlet kontrakt for mange lokationer.

Arbejdsklausuler og sociale klausuler

Arbejdsklausuler er en af de mest omtalte dele af offentlige rengøringsudbud, og også et område, hvor reglerne ofte gengives forkert. Formålet er at sikre, at ansatte hos leverandøren får sædvanlige danske løn- og arbejdsvilkår, når det offentlige køber tjenesteydelser.

Statslige myndigheder skal bruge arbejdsklausuler. Efter Beskæftigelsesministeriets cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter, som gennemfører ILO-konvention nr. 94, skal statslige myndigheder anvende arbejdsklausuler ved tjenesteydelser, uanset kontraktens størrelse.

Kommuner og regioner opfordres, men er ikke forpligtet. Det er op til den enkelte kommunalbestyrelse eller det enkelte regionsråd, om og i hvilket omfang der bruges arbejdsklausuler. Læs mere om reglerne hos Den Ansvarlige Indkøber om arbejdsklausuler.

Der er en grænse for, hvor langt en kommune kan gå. Ankestyrelsen har i en forhåndsudtalelse afvist, at en kommune kan kræve, at alle leverandørens medarbejdere i et rengøringsudbud skal have løn- og arbejdsvilkår på niveau med den offentlige overenskomst. Det lovlige udgangspunkt er arbejdsklausulens krav om vilkår, der svarer til den mest repræsentative overenskomst på området. Mere vidtgående krav er ikke saglige.

Underleverandører. Arbejdsklausulen gælder også for leverandørens underleverandører. Mange ordregivere indsætter desuden kædeansvar i kontrakten, så hovedleverandøren hæfter for, at underleverandørernes ansatte får den løn, feriepenge og pension, de har krav på.

Sociale klausuler kan derudover omfatte krav om uddannelses- og praktikpladser. De bruges oftere ved større kontrakter, hvor det er realistisk for leverandøren at oprette pladserne.

Kvalitetskrav: INSTA 800 og egenkontrol

“Rent” er ikke et kvalitetskrav, der kan kontrolleres. Skal kvaliteten kunne måles og håndhæves i kontraktperioden, skal den beskrives objektivt i udbudsmaterialet.

Det mest udbredte værktøj er INSTA 800, den nordiske standard for måling af rengøringskvalitet. Standarden gør det muligt at fastsætte et kvalitetsniveau for hvert område, fx et højere niveau for toiletter og køkkener end for gange og depoter, og at kontrollere det ved stikprøver. Det giver både ordregiver og leverandør et fælles, objektivt målegrundlag.

Ud over kvalitetsniveauet bør udbudsmaterialet stille krav til leverandørens egenkontrol: hvor ofte leverandøren selv kontrollerer arbejdet, hvordan resultaterne dokumenteres, og hvordan afvigelser håndteres. For skoler bør materialet desuden stille krav om børneattest for personale, der arbejder i nærheden af børn under 15 år.

Hvad bør udbudsmaterialet indeholde?

Jo mere præcist udbudsmaterialet er, jo mere sammenlignelige bliver tilbuddene, og jo færre uenigheder opstår der i kontraktperioden. Et godt udbudsmateriale til rengøring indeholder som minimum:

• Lokaler og arealer. En oversigt over bygninger, rum og m², gerne med tegninger og angivelse af gulvtyper.
• Frekvenser. Hvor ofte hvert område skal rengøres, og hvordan ferier og lukkedage håndteres.
• Kvalitetsniveau. Det ønskede niveau pr. område, fx efter INSTA 800, og hvordan det kontrolleres.
• Opstart. Tidsplan, overdragelse fra nuværende leverandør og eventuel virksomhedsoverdragelse af medarbejdere.
• Rapportering og egenkontrol. Hvilken dokumentation leverandøren skal levere, og hvor ofte.
• Prisformat. Om der skal gives fast månedspris, m²-pris eller timepriser for tilkøb, så tilbuddene kan sammenlignes på samme grundlag.
• Kontraktvilkår. Løbetid, optioner, opsigelse og prisregulering.

Pris eller kvalitet: sådan vægter du tildelingen

Ordregiveren kan tildele kontrakten ud fra laveste pris eller ud fra bedste forhold mellem pris og kvalitet. Laveste pris er enklest at administrere, men giver ingen belønning til leverandører, der leverer mere end minimum. Bedste forhold mellem pris og kvalitet gør det muligt at vægte fx kvalitetssystem, bemanding, opstartsplan og erfaring med lignende opgaver.

Ankestyrelsen har udtalt, at kommuner ikke er forpligtet til kun at lægge vægt på prisen, når de køber ind. Det er sagligt også at lægge vægt på tjenesteydelsens kvalitet. For rengøring, hvor kvaliteten mærkes dagligt af elever, ansatte og borgere, er det et vigtigt udgangspunkt.

Prisen kan også bruges til at vurdere, om et tilbud er realistisk. Den overenskomstmæssige mindsteløn for rengøringsassistenter ligger omkring 145-155 kr. i timen i 2026, og oven i den kommer feriegodtgørelse, pension, forsikring, materialer og administration. Se hvad en timepris skal dække. Et tilbud, der ligger markant under det niveau, bør give anledning til at undersøge, om leverandøren kan levere det aftalte. Mange af de samme kriterier for valg af rengøringsfirma, som private virksomheder bruger, kan oversættes direkte til tildelingskriterier.

Ofte stillede spørgsmål

Konklusion

Et rengøringsudbud starter med ét tal: kontraktens samlede værdi, inklusive optioner og forlængelser. Den afgør, om kontrakten skal i EU-udbud over 1.611.360 kr. for kommuner og 1.044.400 kr. for staten, eller om lempeligere regler gælder. Statslige myndigheder skal bruge arbejdsklausuler, mens kommuner selv beslutter det, inden for de rammer, Ankestyrelsen har trukket op. Kvaliteten skal beskrives, så den kan måles, og tildelingen kan lovligt vægte kvalitet og ikke kun pris.

Hos Ecorens hjælper vi offentlige og halvoffentlige kunder med realistiske opgavebeskrivelser, frekvenser og kvalitetsniveauer, særligt for skoler, institutioner og opgaver under tærskelværdien. Kontakt os, hvis I planlægger et udbud eller en rengøringsopgave under tærskelværdien.