Kvalitetssikring af erhvervsrengøring: sådan måler man rengøringskvalitet

“Det føles ikke rent.” Det er den mest almindelige klage over rengøring, og også den sværeste at gøre noget ved. For hvis kvaliteten kun er en fornemmelse, kan den hverken aftales, kontrolleres eller reklameres over. Både kunde og leverandør ender med at have hver sin opfattelse af, hvad rent betyder.

Kvalitetssikring af erhvervsrengøring handler om at gøre kvaliteten målbar. Denne guide gennemgår de fire måder, rengøringskvalitet kan måles på, hvordan den nordiske standard INSTA 800 fungerer, hvad ATP-målinger viser, og hvordan dokumentation bruges i praksis. Til sidst finder du en gratis tjekliste til kvalitetskontrol.

Hvad er kvalitetssikring af erhvervsrengøring?

Kvalitetssikring af erhvervsrengøring er de metoder, der bruges til at definere, måle og dokumentere, om rengøringen lever op til det aftalte. Det består af to dele: først at aftale, hvad kvaliteten skal være, og derefter at kontrollere, om den bliver leveret.

Uden kvalitetssikring er en rengøringsaftale en liste over opgaver. Med kvalitetssikring bliver den en aftale om et resultat, som begge parter kan måle på. Det beskytter kunden mod dårlig rengøring og leverandøren mod klager, der ikke kan dokumenteres.

Fire måder at måle rengøringskvalitet

Rengøringskvalitet kan måles fra fire forskellige vinkler. De fleste aftaler bruger kun én eller to af dem, men det giver et mere fuldstændigt billede at kende alle fire:

Metoderne supplerer hinanden. Visuel kontrol viser, om lokalet ser rent ud. Instrumentelle målinger viser, om det også er hygiejnisk rent. Procesmålinger viser, om opgaverne er udført. Og brugernes oplevelse viser, om resultatet faktisk mærkes. Et kontor har typisk nok i visuel kontrol og procesdokumentation, mens en klinik eller fødevarevirksomhed kan have brug for instrumentelle målinger.

INSTA 800: den nordiske standard for rengøringskvalitet

INSTA 800 er en fælles nordisk standard for fastlæggelse og bedømmelse af rengøringskvalitet. I Danmark udgives den af Dansk Standard som DS/INSTA 800-1:2018, og den er det mest udbredte værktøj til at aftale og måle kvaliteten af professionel rengøring.

Fem kvalitetsniveauer. Standarden arbejder med fem kvalitetsniveauer fra 1 til 5, hvor 1 er det laveste og 5 det højeste. Hvert niveau angiver, hvor mange urenheder der må være tilbage efter rengøringen. Almindelige kontorer, skoler og administrative bygninger ligger typisk på niveau 3 eller 4, mens niveau 5 bruges i fx laboratorier og lokaler med strenge hygiejnekrav.

Fire objektgrupper. Hvert lokale deles op i fire objektgrupper: inventar, vægge, gulv og loft. Der kan aftales et kvalitetsniveau for hver gruppe, så fx gulvet skal holde et højere niveau end loftet. Standarden skelner desuden mellem to grupper af urenheder og mellem tilgængelige og svært tilgængelige steder.

Kvalitetsprofil pr. lokale. Kombinationen af niveauer for et lokale kaldes en kvalitetsprofil. Et toilet kan få en højere profil end en gang, og et mødelokale en anden end et depot. Det gør det muligt at prioritere tiden der, hvor det betyder mest.

Kontrol efter endt rengøring. Kvaliteten kontrolleres efter rengøringen ved stikprøver blandt lokalerne. Standarden har to hovedprincipper: visuel kontrol og objektive, instrumentelle målinger. Efter kontraktstart kan kunden selv eller en uvildig INSTA-kontrollør gennemføre målingerne for at kontrollere, at det aftalte niveau bliver opnået.

Selve grænseværdierne for hvert niveau står i standarden, som købes hos Dansk Standard. Se Dansk Standards ordliste til INSTA 800 for de centrale begreber. Vil du se et eksempel fra praksis, arbejder vi med skolerengøring efter INSTA 800-principper.

Resultatbaseret vs. frekvensbaseret rengøring

Den vigtigste forskel, INSTA 800 indfører, er et skift i, hvad der aftales. En traditionel rengøringsaftale er frekvensbaseret: den beskriver, hvad der skal gøres og hvor ofte, fx “gulvet vaskes mandag og torsdag”. En INSTA 800-aftale er resultatbaseret: den beskriver, hvor rent lokalet skal være efter rengøringen.

De Nationale Infektionshygiejniske Retningslinjer (NIR) for rengøring beskriver de to tilgange som det indsatsbaserede system, der fastlægger aktiviteter og frekvens, og det udfaldsbaserede system, fx DS/INSTA 800, der fokuserer på det ønskede resultat.

Forskellen ændrer samtalen med leverandøren. I en frekvensbaseret aftale er gulvet “rengjort”, hvis det er vasket på den aftalte dag, uanset hvordan det ser ud. I en resultatbaseret aftale er det kun rengjort, hvis det lever op til det aftalte niveau. Det giver leverandøren frihed til at bruge tiden, hvor behovet er størst, og kunden et klart grundlag at reklamere på.

Højere kvalitetsniveauer kræver mere tid og koster derfor mere. Se hvordan kvalitetsniveau påvirker prisen.

ATP-måling og andre instrumentelle målinger

En overflade kan se ren ud og stadig have organiske rester, der ikke kan ses med det blotte øje. Det er her, instrumentelle målinger kommer ind.

ATP-måling er den mest udbredte. ATP (adenosintrifosfat) findes i alle levende celler og i organisk materiale som madrester og hudceller. Ved en ATP-måling tørres en overflade af med en vatpind, som derefter måles i et lille apparat, et luminometer. Resultatet viser mængden af organisk restsmuds på overfladen. Jo lavere tal, jo renere overflade.

Det er vigtigt at forstå, hvad ATP-målingen ikke viser. Den viser ikke synligt snavs som støv eller pletter, og den identificerer ikke specifikke bakterier eller vira. Den er et mål for organisk rest og dermed for, hvor grundigt en overflade er rengjort.

Andre instrumentelle metoder er kontaktplader, der viser bakterievækst efter dyrkning, og støvmålinger, der måler mængden af støv på en overflade.

Instrumentelle målinger er især relevante, hvor hygiejnen er afgørende, fx i klinikrengøring, i køkkener og i fødevareproduktion. For et almindeligt kontor er visuel kontrol og procesdokumentation som regel tilstrækkeligt.

Dokumentation: tjeklister, egenkontrol og fotos

Procesmåling dokumenterer, at det aftalte arbejde er udført. Det er den mest praktiske form for kvalitetssikring og den, de fleste rengøringsaftaler hviler på i hverdagen.

Tjeklister. En skriftlig tjekliste beskriver opgaverne for hvert lokale og kvitteres ved hvert besøg. Den gør det tydeligt, hvad der er udført, og hvad der mangler.

Egenkontrol. Leverandøren kontrollerer selv sit arbejde med faste mellemrum og dokumenterer resultatet. Afvigelser registreres sammen med, hvad der gøres for at rette dem.

Fotodokumentation. Fotos før og efter rengøringen dokumenterer resultatet, især ved hovedrengøring, opstart og reklamationer.

Dokumentationen er også det, der bruges, når myndighederne kommer. Ordet “kontrol” bruges om begge dele, men det er to forskellige ting: kvalitetskontrol mellem kunde og leverandør, og myndighedernes tilsyn. Læs om rengøring efter myndighedernes kontrolbesøg.

INSTA 800, ISO 9001 og “certificering”: hvad er forskellen?

Mange rengøringsfirmaer skriver, at de er “INSTA 800-certificeret”. Det er en misforståelse, som er værd at kende. INSTA 800 er en standard for måling af rengøringsresultatet, ikke en certificeringsordning for virksomheder. Et firma kan arbejde efter INSTA 800, men det er personer, der uddannes i at bruge standarden, på forskellige vidensniveauer.

ISO 9001 er noget andet. Det er en certificering af virksomhedens kvalitetsledelsessystem, altså dens procedurer, dokumentation og forbedringsarbejde. ISO 9001 siger noget om, hvordan firmaet er organiseret, mens INSTA 800 siger noget om, hvor rent der er efter rengøringen.

Et firma kan have den ene uden den anden. Når du vurderer en leverandør, så spørg konkret: arbejder I efter INSTA 800, har jeres medarbejdere uddannelse i standarden, og hvordan dokumenterer I kvaliteten? Se flere spørgsmål til et nyt rengøringsfirma, og hvordan kvalitetssikring hænger sammen med dokumentation af grønne påstande.

I offentlige udbud bruges INSTA 800 ofte til at beskrive det krævede kvalitetsniveau. Læs mere om kvalitetskrav i offentlige udbud.

Gratis tjekliste til kvalitetskontrol

Brug skabelonen herunder til jeres egen kvalitetskontrol. Gå en runde efter endt rengøring, vælg et antal lokaler, og vurder hver objektgruppe. Skabelonen bygger på de samme begreber som INSTA 800, men er en forenklet kontrol, ikke en officiel INSTA 800-måling.

Sådan bruger du den: kontroller hver objektgruppe både på tilgængelige og svært tilgængelige steder, noter afvigelser konkret, aftal en handling med leverandøren, og følg op ved næste kontrol. Gentag med faste mellemrum, så kvaliteten kan følges over tid.

Ofte stillede spørgsmål

Konklusion

Rengøringskvalitet behøver ikke være en fornemmelse. Den kan måles visuelt, instrumentelt, på processen og på brugernes oplevelse. INSTA 800 gør kvaliteten målbar med fem kvalitetsniveauer, fire objektgrupper og en kvalitetsprofil for hvert lokale, og den flytter aftalen fra hvor ofte der gøres rent til hvor rent der er. ATP-målinger supplerer, hvor hygiejnen er afgørende, og tjeklister og egenkontrol dokumenterer arbejdet i hverdagen.

Hos Ecorens arbejder vi med skriftlige tjeklister, dokumentation og INSTA 800-principper, fx i vores skolerengøring, og vi har én fast kontaktperson pr. kunde. Mål os gerne efter de samme metoder som enhver anden leverandør. Kontakt os for et tilbud med et aftalt kvalitetsniveau.